Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Anbieter, Kundenkreis und Geltungsbereich

Anbieter von meplano ist die meplano GmbH, Auf dem Thie 5, 48431 Rheine (nachfolgend „meplano“). Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die Nutzung der meplano Dienste durch Arztpraxen, MVZ, Kliniken und sonstige medizinische Einrichtungen (nachfolgend „Kunde“).

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn meplano ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

2. Vertragsunterlagen und Rangfolge

Bestandteile des Vertrags sind, soweit jeweils vereinbart:

• individuelle Angebote, Bestellungen oder sonstige Einzelvereinbarungen,
• die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung für datenschutzrechtliche Fragen,
• ein Service Level Agreement oder eine Sicherheitsanlage, soweit ausdrücklich vereinbart,
• die vereinbarte Leistungsbeschreibung einschließlich gebuchter Add-ons,
• die bei Vertragsschluss einbezogene Preisliste und
• diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Bei Widersprüchen gilt die vorstehende Reihenfolge. Individuelle Vereinbarungen gehen den übrigen Vertragsunterlagen vor. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung hat für datenschutzrechtliche Fragen Vorrang; ein Service Level Agreement oder eine Sicherheitsanlage hat für die darin ausdrücklich geregelten Verfügbarkeits- und Sicherheitsthemen Vorrang. Im Übrigen gehen die Leistungsbeschreibung und anschließend die einbezogene Preisliste diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor.

3. Vertragsschluss und Vertretungsberechtigung

Die Darstellung der Dienste auf der Website ist noch kein verbindliches Vertragsangebot. Der Kunde gibt durch Bestellung, Registrierung oder Unterzeichnung eines Angebots ein Angebot zum Vertragsschluss ab. Der Vertrag kommt durch Auftragsbestätigung in Textform, Freischaltung des Accounts oder Beginn der Leistungserbringung durch meplano zustande.

Die für den Kunden handelnde Person versichert, zum Vertragsschluss und zur Einrichtung von Accounts und Rollen berechtigt zu sein. meplano darf geeignete Nachweise zur Identität, Vertretungsberechtigung und beruflichen Qualifikation anfordern.

4. Accounts, Zugänge und Rollen

Der Kunde stellt sicher, dass Angaben zu Einrichtung, Behandlern, Berechtigungen, Kontaktdaten, Sprechzeiten und angebotenen Leistungen richtig, vollständig und aktuell sind. Persönliche Zugänge dürfen nur von den jeweils berechtigten Mitarbeitern genutzt und nicht weitergegeben werden.

Der Kunde schützt Zugangsdaten vor unberechtigtem Zugriff, vergibt nur erforderliche Rechte und deaktiviert Zugänge ausgeschiedener oder nicht mehr berechtigter Mitarbeiter unverzüglich. Verdachtsfälle, Verlust von Zugangsdaten und sonstige Sicherheitsvorfälle sind meplano unverzüglich mitzuteilen.

5. Tarife und Leistungsumfang

Der kostenlose Tarif Meplano Basic umfasst die Einrichtung und Pflege eines Praxis- oder Einrichtungsprofils, grundlegende Sichtbarkeit in der Suche und die Darstellung wesentlicher Praxisinformationen. Erweiterte Patientenanfragen, Automatisierungen, Integrationen, Nutzungsguthaben und Pro-Funktionen sind nicht Bestandteil von Basic.

Meplano Pro umfasst die digitale Online-Rezeption für Patientenanfragen. Dazu gehören je nach vereinbartem Umfang insbesondere Terminwünsche, Rezeptbestellungen, Überweisungen, Rückfragen, sonstige Anfragen, Kontaktanfragen über App und Website, Teamverwaltung und Statusübersichten. Add-ons können zusätzliche Leistungen wie Telefonrezeption, Benachrichtigungskontingente, Automationen oder Schnittstellen umfassen.

Maßgeblich ist ausschließlich der bei Vertragsschluss vereinbarte Leistungsumfang. Aussagen zu geplanten oder noch nicht freigegebenen Funktionen begründen keinen Anspruch auf deren Bereitstellung.

6. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist insbesondere verpflichtet,

• die Dienste nur im vereinbarten Umfang und für rechtmäßige berufliche Zwecke zu nutzen,
• Identität, Berechtigung und berufliche Qualifikation seiner Nutzer zu prüfen,
• nur solche Daten und Inhalte zu verarbeiten, für die eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht,
• Patientenanfragen und Systemhinweise eigenverantwortlich zu prüfen und rechtzeitig zu bearbeiten,
• gesetzliche, berufsrechtliche und medizinische Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten einzuhalten,
• keine schädlichen, rechtswidrigen oder die Sicherheit der Dienste beeinträchtigenden Inhalte einzubringen und
• die Dienste nicht ohne Zustimmung von meplano weiterzuverkaufen oder Dritten entgeltlich zu überlassen.

Der Kunde ist für Handlungen seiner Nutzer in gleichem Umfang verantwortlich wie für eigene Handlungen, soweit diese in seinem Verantwortungsbereich liegen.

7. Medizinische Verantwortung und Notfälle

meplano stellt technische Dienste für die Erfassung, Strukturierung und Bearbeitung von Anfragen bereit. meplano erbringt keine medizinische Behandlung, Diagnose, Beratung oder Notfallversorgung und trifft keine ärztlichen Entscheidungen.

Der Kunde bleibt allein verantwortlich für medizinische Inhalte, Priorisierung, Rückfragen, Terminvergabe, Verordnungen, Überweisungen, Patientenkommunikation und die Organisation seiner internen Abläufe. Die Dienste sind nicht für medizinische Notfälle oder andere zeitkritische Situationen bestimmt. meplano übernimmt keine laufende medizinische Überwachung eingehender Anfragen und garantiert keine bestimmte Bearbeitungs- oder Reaktionszeit des Kunden. Der Kunde hält hierfür geeignete alternative Kontakt- und Notfallwege vor.

8. Preise, Abrechnung und Zahlungsverzug

Preise und Abrechnungsgrundlagen ergeben sich aus dem individuellen Angebot und der bei Vertragsschluss geltenden Preisliste. Der Pro-Grundpreis gilt pro Praxis und Monat und enthält zwei Behandler sowie unbegrenzt viele MFA-Zugänge. Weitere Behandler werden nach der dort ausgewiesenen Staffel berechnet. Das optionale KI-Telefonie-Zusatzpaket wird je Praxis und Monat zusätzlich berechnet. Einrichtung und Onboarding sind kostenfrei; Support ist in Pro enthalten.

Pro kann ein Quartal kostenlos im Vollumfang getestet werden. Beginn der Testphase und eine anschließende kostenpflichtige Nutzung richten sich nach dem vereinbarten Angebot. Wiederkehrende Entgelte einer kostenpflichtigen Nutzung werden monatlich im Voraus fällig, soweit nichts anderes vereinbart ist. Rechnungen können elektronisch bereitgestellt werden. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen und, soweit die Voraussetzungen vorliegen, die Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB. Unstreitige Rechnungsbeträge bleiben auch bei Beanstandung einzelner Positionen fällig.

9. Laufzeit und Kündigung

Meplano Basic läuft auf unbestimmte Zeit und kann vom Kunden jederzeit beendet werden. Der kostenpflichtige Tarif läuft, sofern im Angebot nichts anderes vereinbart ist, jeweils für einen Monat und verlängert sich automatisch um einen weiteren Monat. Er kann von beiden Parteien zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums in Textform gekündigt werden.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere bei schwerwiegender oder wiederholter vertragswidriger Nutzung, erheblichen Sicherheitsrisiken, unzulässiger Verarbeitung von Daten oder fortgesetztem Zahlungsverzug trotz Mahnung und angemessener Nachfrist vor. Nach Beendigung eines kostenpflichtigen Tarifs kann der Account auf Basic zurückgestuft werden, soweit Basic weiterhin angeboten wird.

10. Änderungen von Diensten, Bedingungen und Preisen

meplano darf die Dienste weiterentwickeln und Funktionen ändern, ergänzen oder ersetzen, wenn dies aus technischen, sicherheitsbezogenen, rechtlichen oder betrieblichen Gründen erforderlich ist und der vereinbarte Kernnutzen für den Kunden nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

meplano darf diese Bedingungen anpassen, soweit dies wegen nach Vertragsschluss eingetretener Änderungen der Rechtslage, verbindlicher behördlicher Vorgaben, Sicherheitsanforderungen oder technischer Rahmenbedingungen erforderlich ist, die Änderung den Kunden nicht unangemessen benachteiligt und das vertragliche Gleichgewicht nicht wesentlich verschiebt. Solche Änderungen werden mindestens 30 Tage vor ihrem Wirksamwerden in Textform angekündigt. Weitergehende Änderungen bedürfen der Zustimmung des Kunden.

Wiederkehrende Preise dürfen höchstens einmal pro Kalenderjahr in angemessenem Umfang angepasst werden, wenn sich nach Vertragsschluss für die Leistung maßgebliche Hosting-, Kommunikations-, Personal-, Sicherheits-, Lizenz- oder Regulierungskosten nachweisbar verändern. Kostensenkungen werden bei der Anpassung angemessen berücksichtigt. Jede Preiserhöhung wird mindestens 30 Tage vor ihrem Wirksamwerden angekündigt; der Kunde kann den betroffenen Dienst bis dahin außerordentlich kündigen. Auch nach Ende eines Aktionszeitraums gilt ohne eine wirksam angekündigte oder vereinbarte Änderung der bisherige Preis fort. Individuell vereinbarte Preisbindungen bleiben für ihre Laufzeit unberührt.

11. Verfügbarkeit, Wartung und Dienste Dritter

meplano erbringt die Dienste mit der im Geschäftsverkehr üblichen Sorgfalt. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nur geschuldet, wenn sie in einem gesonderten Service Level Agreement ausdrücklich vereinbart wurde. Wartungen, Sicherheitsmaßnahmen, Updates und die Beseitigung technischer Störungen können die Nutzung zeitweise einschränken. Planbare Arbeiten werden nach Möglichkeit so durchgeführt, dass Beeinträchtigungen gering bleiben.

Die Leistung kann von Telekommunikationsnetzen, Internetzugängen, Betriebssystemen, App-Stores, Schnittstellen, Praxisverwaltungssystemen und anderen Diensten Dritter abhängen. Für Einschränkungen außerhalb des Einflussbereichs von meplano haftet meplano nur, soweit meplano die Ursache zu vertreten hat. Statusanzeigen oder Versandbestätigungen sind kein Nachweis dafür, dass ein Patient eine Nachricht tatsächlich gelesen oder zur Kenntnis genommen hat.

12. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit meplano personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Gesundheitsdaten werden nur im vereinbarten Umfang, auf dokumentierte Weisung und unter Beachtung der vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen verarbeitet.

Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der Erhebung und Nutzung, die Erfüllung seiner Informationspflichten, die Vergabe von Berechtigungen sowie die Bearbeitung von Betroffenenrechten in seinem Verantwortungsbereich zuständig. Die datenschutzrechtliche Rollenverteilung im Einzelnen ergibt sich aus der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und den ergänzenden Datenschutzhinweisen.

13. Vertraulichkeit und Berufsgeheimnisse

Beide Parteien behandeln alle ihnen im Zusammenhang mit dem Vertrag bekannt werdenden, als vertraulich gekennzeichneten oder ihrer Natur nach vertraulichen Informationen geheim und nutzen sie nur zur Vertragsdurchführung. Sie geben solche Informationen nur an Mitarbeiter, Unterauftragnehmer oder Berater weiter, die sie zur Vertragsdurchführung benötigen und angemessen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt. Berufsgeheimnisse und dem Patientengeheimnis unterliegende Informationen sind unabhängig von der Vertragslaufzeit nach den gesetzlichen und berufsrechtlichen Vorgaben zu schützen. Soweit meplano als sonstige mitwirkende Person im Sinne von § 203 StGB eingebunden wird, verpflichtet meplano die eingesetzten Mitarbeiter und weiteren mitwirkenden Personen entsprechend. Im Übrigen gilt die Vertraulichkeitspflicht fünf Jahre über das Vertragsende hinaus.

14. Nutzungsrechte und Kundeninhalte

meplano räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die gebuchten Dienste für eigene betriebliche Zwecke im vereinbarten Umfang zu nutzen. Rechte an Software, Marken, Designs, Dokumentation und sonstigen Bestandteilen der Dienste verbleiben bei meplano oder den jeweiligen Rechteinhabern.

Der Kunde behält die Rechte an seinen Daten und Inhalten. Er räumt meplano die zur Vertragserfüllung technisch erforderlichen, auf Vertragszweck und Vertragsdauer beschränkten Nutzungsrechte ein und versichert, zur Übermittlung und Verarbeitung dieser Inhalte berechtigt zu sein.

15. Sperrung und Sicherheitsmaßnahmen

meplano darf Zugänge oder einzelne Funktionen vorübergehend sperren, soweit dies zur Abwehr konkreter Sicherheitsrisiken, zur Verhinderung rechtswidriger oder missbräuchlicher Nutzung, zur Befolgung gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben oder wegen erheblichen Zahlungsverzugs erforderlich ist. Soweit möglich, wird der Kunde vorab informiert und erhält Gelegenheit zur Abhilfe.

Bei dringenden Gefahren für Daten, Systeme, Patienten oder Dritte kann die Sperrung ohne Vorankündigung erfolgen. meplano berücksichtigt dabei die berechtigten Interessen des Kunden und hebt die Maßnahme auf, sobald ihr Grund entfallen ist.

16. Daten bei Vertragsende

Der Kunde ist für die Erfüllung seiner gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten verantwortlich. Er sichert oder exportiert die von ihm benötigten Daten rechtzeitig über die jeweils verfügbaren Funktionen. Soweit meplano Daten im Auftrag verarbeitet, richten sich Rückgabe, Übertragung, Löschung und die Behandlung von Sicherungskopien vorrangig nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und dokumentierten Weisungen des Kunden.

Nach Vertragsende endet der Zugriff auf die gekündigten kostenpflichtigen Funktionen. Gesetzliche Aufbewahrungsrechte und -pflichten sowie technisch notwendige Löschzyklen in Sicherungssystemen bleiben unberührt.

17. Haftung

meplano haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei Übernahme einer ausdrücklichen Garantie, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels sowie nach dem Produkthaftungsgesetz und anderen zwingenden gesetzlichen Vorschriften.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet meplano nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesem Fall auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

Bei kostenpflichtigen Diensten ist die Haftung nach dem vorstehenden Absatz je Schadensereignis und insgesamt pro Vertragsjahr auf die Nettovergütung begrenzt, die der Kunde für den betroffenen Dienst in den zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlt hat oder bei kürzerer Vertragsdauer auf zwölf Monate hochgerechnet zu zahlen gehabt hätte. Diese Betragsgrenze gilt nicht, soweit sie im Einzelfall den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden unangemessen unterschreitet.

Bei einfacher Fahrlässigkeit bestehen Ansprüche wegen entgangenen Gewinns, mittelbarer Schäden und Folgeschäden nur, soweit solche Schäden bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbar waren. Bei Verlust von Daten ist die Haftung auf den typischen Wiederherstellungsaufwand begrenzt, der bei ordnungsgemäßer und zumutbarer Datensicherung durch den Kunden entstanden wäre, soweit der Kunde zur Sicherung verpflichtet und technisch in der Lage war.

meplano haftet nicht für medizinische Entscheidungen, Pflichtverletzungen oder Inhalte des Kunden, seiner Nutzer oder von Patienten und ist nicht Partei des Behandlungsverhältnisses. Dies gilt nicht, soweit ein Schaden durch eine von meplano zu vertretende Pflichtverletzung verursacht wurde. Mitverschulden und gesetzliche Schadensminderungspflichten bleiben unberührt. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von meplano.

18. Freistellung bei Pflichtverletzungen des Kunden

Der Kunde stellt meplano von berechtigten Ansprüchen Dritter frei, die auf rechtswidrigen oder vertragswidrigen Inhalten, einer fehlenden Berechtigung zur Datenverarbeitung oder einer sonstigen vom Kunden zu vertretenden Vertragsverletzung beruhen. Die Freistellung umfasst angemessene Kosten der Rechtsverteidigung.

meplano informiert den Kunden unverzüglich über geltend gemachte Ansprüche, überlässt ihm soweit rechtlich und tatsächlich möglich die Verteidigung und trifft ohne seine Zustimmung keine den Kunden belastenden Anerkenntnisse oder Vergleiche. Die Freistellung gilt nicht, soweit meplano den Anspruch selbst zu vertreten hat.

19. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Leistungsausfälle, die durch ein außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegendes und auch bei angemessener Vorsorge nicht vermeidbares Ereignis verursacht werden. Dazu können insbesondere Naturereignisse, Krieg, hoheitliche Maßnahmen, flächendeckende Ausfälle von Energie- oder Telekommunikationsnetzen, Arbeitskämpfe oder erhebliche externe Cyberangriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen gehören.

Die betroffene Partei informiert die andere Partei, soweit möglich, unverzüglich und unternimmt angemessene Maßnahmen zur Schadensminderung und Wiederaufnahme der Leistung. Dauert das Ereignis länger als 60 Tage an, kann jede Partei den betroffenen Dienst in Textform kündigen. Ansprüche auf Vergütung für bereits vertragsgemäß erbrachte Leistungen bleiben unberührt.

20. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag der Sitz von meplano. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

Kündigungen und vertragsbezogene Mitteilungen können in Textform erfolgen, soweit nicht zwingendes Recht eine strengere Form verlangt. Sollte eine Bestimmung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Regelungen.